Для упрощения и повышения скорости доведения информации до сотрудников компании, заказчиков или подрядчиков, а также для отчетности в вышестоящие организации и государственные органы различными предприятиями, в том числе работающими на рынке недвижимости, используется электронный документооборот – ЭДО. В современном мире электронный документооборот программы, организующей обмен деловыми бумагами, является не только желанием компании, но и необходимостью, так как некоторую отчетность возможно направить только дистанционно.
Особенности ЭДО
Популярными сервисами ЭДО являются такие, как: Точка, Диадок, Такском, СБИС, Корус, Калуга Астрал. Все программы имеют общий функционал, но отличаются деталями и наличием или отсутствием дополнительных инструментов.
- Основными условиями для выбора программы являются:
- Наличие облачного хранилища, которое позволит иметь доступ к документам с любого устройства из любой точки страны. Преимуществом такого хранения является отсутствие необходимости работать с техникой обладающей достаточным объемом встроенной памяти
- Способ загрузки необходимых документов: вручную или автоматически, а также требуемый для той или иной программы формат деловых бумаг.
- Наличие шаблонов документов, которые позволят сэкономить время для формирования отчетов, одновременно осуществляя их поверку на актуальность.
- Формирование платежных документов на основе выставленных счетов.
- Возможность обмениваться деловыми бумагами с заказчиками, подрядчиками, поставщиками. Главным условием является наличие такого же программного продукта у обеих сторон.
Программа по ЭДО также может иметь мобильное приложение, что очень удобно в случае работы вне офиса. Все программы способствуют повышению уровня безопасности ЭДО, а также сокращают количество возможных ошибок при заполнении документов.